こんにちは、ツイてる社長です。
緊急事態宣言も緩和されだして、リモートワークから元に戻る人も多いかもしれません。うちの会社は元々リモートワークがいるのでコロナになってもその人の勤務は同じ状況です。
リモートワークの解説もしながら、うちの会社は最低限の装備でかつ簡単にリモートワークを実現しているのでそれを紹介しようと思います。
今は新型コロナウイルス感染症が拡大し、日本のほとんどの業種に多大なる影響を与えています。そこで、個々の働き方も少しずつ変化が起きているのではないでしょうか。在宅勤務を命じられた方、テレワークを導入した企業で働く方、そして今回のテーマであるリモートワークを活用され始めた方などなど…
国が「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」と、世間に言いかけたのが2～3年前くらいでしたかね⁇そこから法整備を行い、上記法律が施行されたのがちょうど1年前、まだ平成31年4月1日からでした。
それから１年…。予想だにもしなかった新型コロナウイルス感染症の関係で、いい意味でも悪い意味でも、働き方改革が始まってきていますね…。効率の悪い働き方をしてきてしまっている企業が多いので日本にとってはいいきっかけなのかもしれません。
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リモートワーク・テレワークの違いって何⁉
そもそも、リモートワーク・テレワークなど違う単語で説明されますが少しそこを深堀してみました。
リモートワーク
英語では「remote work」と表記し、「remote」は、「遠隔・離れた」という意味があります。会社以外で働くという意味で使われます。在宅での仕事を指すことが多いです。
テレワーク
英語では「tele work」と表記し、「tele」は、「離れたところ」という意味があります。リモートワークとほとんど同じように使われます。リモートワークとの使い分けは少し今の段階では難しいです。テレワークの方がネットの技術を駆使して遠くにいても近くにいるような仕事の仕方の使い方が多いように思います。
結論、今の段階では言葉の定義が少し曖昧なまま使用していることもあり、リモートワークもテレワークもほぼ同じような意味で使われています。
リモートワークを行うときに注意する必要がある⁉
実際にリモートワークを実践してみよう！と言われて、すぐに実践できる環境にいるのはフリーランスだけかもしれません。しかし、ほとんどの方は、組織に属しているため、今は会社の指示で動いているだけで…という方も多いのではないでしょうか。
リモートワークを導入することを検討されている企業の方は特に要チェックポイントですが、以下の点をクリアしていく必要があります。
社員の労働時間管理はどうするの？
社員の業務始業時間と終業時間の管理、業務時間中の在籍管理が必要になってきます。現在は、労務管理ソフトも進化してかなり優秀な機能が備わっているものもありますから、電話確認やメール確認ではなく、管理ソフトで対応するという企業も増えています。
今は結構いろんなソフトがあります。例えば、KING OF TIMEなどスマホでも簡単に時間の管理ができるものもあります。また、いろいろな使い方ができるので一度サイトを見て比較して導入しましょう。KING OF TIMEは比較的安く導入できるのでオススメです。
日本はジョブ型・メンバーシップ型と呼ばれる雇用形態の中で、メンバーシップ型を採用している会社がほとんどなので、基本時間で管理されています。なので働く時間が決まっていて、長く働くとその分多く給料がもらえる仕組みです。
ですが、リモートワークはおそらくジョブ型の方がいいと思います。細かい時間管理まですると、経営者側も雇用されている側もすごく疲弊します。近くにいないので見えない不安がついてまわります。日本に普及するのは少し難しいかもしれませんが、ジョブ型のような成果報酬型に切り替えるとそれがお互い解消されます。みんなで頑張っていこう！という会社が多いし、年功序列が多いので、日本はジョブ型に適してはないです。
就業規則を変更する必要がある？
就業規則を変更する必要があります。規則の中に、「リモートワーク(テレワーク)に関する事項」、具体的には労働時間や通信費などの支払い方などについて、明確に示しておく必要があります。詳しくは、お近くの労働基準監督署でご確認ください。
リモートワークで発生する通信費・水道・光熱費などの支払いは？
在宅も含め、リモートワークを導入すれば、会社にいるときと違い、様々な費用が発生することに気が付きます。基本的に、仕事として行っていることなので、通信費等は会社負担というところが多いようです。細かな部分である、水道光熱費などは、労使協定をしっかり結んだ上で協議しながら決めていくことが必要でしょう。ある程度、固定で決めて進んだ方がわかりやすいかもしれません。
実践しかけると、まだまだ問題は発生するかもしれませんが、柔軟な対応を行っていくということがリモートワークを導入する初めの一歩なのかもしれません。
リモートワークで働き方が本当に変わるの？
リモートワークをいざ実践したら、会社勤めの時とどう変わるのか。ITの進化と共に、このリモートワークは進んできていると考えられます。WEB上での会議、チャットツールの発達など、10年前ではほとんど実現出来てませんでしたよね。そして、会社でしか使えないような専用ソフトなどもリモートで出来てしまうと、ますます会社勤めではなく、リモートワークに進んでいく企業があるでしょう。
注意すべきは、情報漏洩の点です。セキュリティー面の強化、リモートワーク社員の意識が大切になってくることでしょう。こういった関連の研修会を開催する企業も今後増えてくることが予想されますね。
実践例のご紹介（うちの会社の場合）
前置きが長くなりましたが、うちの会社はこんな感じで管理しています。
※数名の会社なので参考にならない会社が多いと思いますがあしからず。。。
まず時間の管理はエクセルです。（おい、ここまできてエクセルか？と思いましたよね？）もともと日報をメールで提出してもらっていて、そこに何をしていたか、問題点や反省点、残りの作業や明日やる作業が書いてあります。その二つを見比べるとだいたいどんな感じか想像できます。
エクセルで管理してもらうくらいの信頼関係がお互い必要なんです。リモートワークをすると不安な人材はそもそも不安な人材なんです。ただ新人はなかなか難しいので出社して教育しています。
あと、うちが中に取り入れているのはdropbox、trelloです。
＜リモートワークで必要なものは最低限これだけ！＞
・日報メールか日報チャット
・dropbox→セキュリティ管理・バックアップも取れている、同じファイルが同期する
・trello→物件の進捗管理、その物件ごとで透明化する、物件ごとで会話できる
うちはこれだけでリモートワークを運用しています。たぶんめちゃくちゃ最低限だと思います。特にtrelloはオススメです。使い方がなかなかフリーな感じなので最初の段階で社員とどういう風に使っていこうとかルール決めが面倒ですが、使いだしたらかなり使えます。dropboxとtrelloを足しても２つで1人3000円もいかないと思います。うちはこれで対応していますが、個人的にはグーグルの機能でほとんどまかなえるのでグーグルもオススメです。
まとめ
コロナの影響を受けて、リモートワークが増えました。今年は、働き方がどんどん変わっていく1年になるかもしれませんね。就業規則を変更したり、各種助成金申請を行ったり、労基署へ何度も足を運んだりと、会社にとってメリットとなるような行動をするいい時期かもしれません。
それは、後々自分への働き方の変化に繋がってくると思っています。今は、国の方でも、新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワーク導入に関する助成金も出来ていますし、活用出来るものは活用して、自分らしい働き方に変えていきましょう！
では、今日も1日ツイてる日にしましょう！
